Im Seniorenwohnhaus Schloss Hall leistet die Caritas OÖ Pionierarbeit: 2024 startete hier ein Pilotprojekt, um im stationären Kontext ein Smartphone-gestütztes, sprachgesteuertes Dokumentationssystem einzuführen – erstmalig in Österreich! Nachdem das System in Schloss Hall erfolgreich umgesetzt wurde, führten es auch die anderen drei Caritas-Seniorenwohnhäuser ein. Michaela Hubinger berichtet von diesem innovativen Projekt.
Die Seniorenwohnhäuser der Caritas OÖ bekamen im März 2024 den Zuschlag beim Förderprogramm Pflegetechnologiefonds des Landes OÖ, um das Projekt durchzuführen. Das neue Dokumentationssystem ermöglicht eine zeitnahe, effiziente und sichere Dokumentation von relevanten Pflegeinformationen. Die erforderliche Dokumentation kann somit direkt vor Ort bei den Bewohner*innen über Smartphones erfasst werden.
Wie funktioniert es?
Alle Mitarbeiter*innen sind in der Dienstzeit mit einem Handy ausgestattet, welches ihnen ermöglicht, zeitnahe und Orts-unabhängig die Informationen über die Bewohner*innen und die geplanten Maßnahmen abzurufen und diese auch zu dokumentieren. Das vermeidet Informationsbrüche und reduziert den administrativen Aufwand der Pflege- und Betreuungskräfte deutlich. Unsere Mitarbeiter*innen werden dadurch entlastet, da sie wieder mehr Zeit für ihre eigentliche Kerntätigkeit haben, die Arbeit mit den Menschen.
Die Vorteile dieser neuen Dokumentationsweise sind der verbesserter Informationsfluss und die zeitnahe Dokumentation. Auch wird eine verbesserte Arbeitsorganisation gewährleistet. Es ergibt sich eine spürbare Zeitersparnis, da das Dokumentieren am Handy schneller geht. Somit wird durch das zeitnahe Dokumentieren ein Beitrag zur Qualitätssicherung geleistet. Damit gehören die zeitintensive nachträgliche Rekonstruktion pflegerelevanter Informationen und die damit verbundene Gefahr von Informationsbrüchen sowie der hohe administrative Aufwand künftig der Vergangenheit an.
Früher erfolgte die Dokumentation pflegerelevanter Informationen nicht direkt im Anschluss an die Versorgung der einzelnen Bewohner*innen, sondern erst dann, wenn alle Bewohner*innen gut versorgt waren und ein passendes Zeitfenster dafür zur Verfügung stand. Häufig war dies erst am Nachmittag der Fall. Der Sinn der mobilen Dokumentation ist es, die durchgeführten Maßnahmen wie auch die Vitalwerte und den Betreuungsbericht direkt im Anschluss an die Pflege zu vollziehen, was einen qualitativen Fortschritt darstellt. Ein Meilenstein ist auch, dass Fließtexte, welche früher mühsam geschrieben wurden, jetzt per Spracheingabe eingesprochen werde können.
Auf der Suche nach dem richtigen Smartphone
Zur erfolgreichen Projektumsetzung wurden zunächst im Seniorenwohnhaus Schloss Hall als Pilotprojekt erste Erfahrungen gesammelt und Schulungsunterlagen und Arbeitsanweisungen entwickelt. Auch die Auswahl passender Smartphone-Modelle hinsichtlich Größe, Bruch- und Wasserfestigkeit wurde getroffen. Die Dienstkleidung wurde angepasst, damit die Smartphones einfach und sicher in ausreichend großen Hosentaschen verstaut werden können.
Anschließend erfolgte die schrittweise Ausrollung auf die weiteren drei Häuser St. Anna, Karl Borromäus und St. Bernhard. Währenddessen erfolgten in Schloss Hall weiterhin engmaschige Prüfungen des Systems, um das System weiter zu verbessern. Das bedeutete regelmäßige Kontrollen der Dokumentationsqualität durch die Pflegedienstleitung und Wohnbereichsleitungen, eine Objektivierung der Häufigkeit der mobilen Dokumentation sowie stichprobenartige Auswertungen der Synchronisationsdaten, um qualitative Verbesserungen effektiv gestalten zu können.
Mittlerweile ist die Verwendung in allen vier Seniorenwohnhäusern vollständig implementiert, wenn es auch noch nicht überall in den Regelbetrieb übergegangen ist.
Blick in die Zukunft
Neben einer verbesserten Qualitätssicherung werden unsere Mitarbeiter*innen in der Pflege künftig wieder über mehr Zeit für ihre Kernaufgabe – die Betreuung und Pflege der Bewohner*innen verfügen. Bis dieser Effekt vollständig eintritt, braucht es ab der Einführung in etwa ein Jahr, da die Nutzung der neuen Anwendung sowie der damit veränderten Abläufe auch eine Kulturveränderung bedeutet. Alles muss sich erst in die Alltagsroutine einspielen. Die Rahmenbedingungen für die Mitarbeiter*innen haben sich durch die Vereinfachung der Dokumentation aber bereits jetzt verbessert, da sie sich kein Zeitfenster mehr für eine nachträgliche Dokumentation schaffen müssen.
Und so kommt es an
Für Fach-Sozialbetreuerin Stefanie Nöbauer ist die Smartphone-gestützte, sprachgesteuerte Dokumentation mittlerweile schon zur Routine geworden. Sie möchte dieses System nicht mehr missen, auch wenn es zu Beginn etwas Zeit brauchte, um damit „warm“ zu werden. Hilfreich waren
Mitarbeiter*innen, die sich als „Poweruser*in“ bereits vor der Einführung intensiv mit Vivendi Mobil auseinandergesetzt hatten – und den Kolleg*innen bei Fragen und Problemen zur Verfügung standen. „Die Pflegedokumentation ist deutlich einfacher geworden“, erzählt Stefanie Nöbauer. „Ich brauche nur die Aufnahmetaste drücken, diktiere und fertig: Mit der integrierten Spracherkennung spart man sich das Eintippen.“
Wohnbereichleiterin und Diplompflegekraft Sonja Prenninger ergänzt: „Für die Wundheilung ist die Verlaufsdokumentation enorm wichtig. Mit Vivendi Mobil kann der Ist-Zustand einer Wund regelmäßig fotografiert werden. Damit entsteht praktisch ohne zeitlichen Aufwand eine übersichtliche Wundhistorie. Auch die Verwaltung der Medikamente ist damit optimal: Wir behalten die Medikation der Bewohner*innen am Smarphone im Blick, egal ob es sich dabei um die Pharamzentralnummer, den Wirkstoff, die Dosierung, den Einnahmeplan oder den verordenende Arzt handelt. Außerdem habe ich dank Smartphone sämtliche Informationen jederzeit parat, z.B. wenn ein Krankentransport nach der Sozialversicherungsnummer fragt. Früher hätte ich dafür zum Stützpunkt zurückgehen müssen.“
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